¿Cómo actuar ante una inspección de Hacienda en la empresa?

Esperar a una inspección de Hacienda es como estar en unas montañas rusas: una mezcla de emoción y preocupación. Los inspectores vienen con el objetivo de verificar que se cumplen las regulaciones y asegurar que la empresa está conduciendo sus asuntos de manera legal, razón por la cual es importante saber cómo actuar ante un repaso aduanero en España. Aquí explicamos paso a paso cómo prepararse y afrontar con éxito esta experiencia.

1. Preparándonos para afrontar una inspección de Hacienda

Ante una posible inspección de Hacienda, la preparación de la contabilidad y la documentación son los aspectos clave para dejar todo en regla. La contabilidad debe estar completamente al día, actualizando los cambios en el pasivo, activo, ingresos y gastos. Es fundamental comprobar que los datos NIF, domicilio y contabilidad de la empresa se encuentran actualizados, pues así se evitarán numerosos problemas.

Por otro lado, la documentación traduce la contabilidad en papel, así que es fundamental tenerla guardada y etiquetada. Sin duda alguna, se debe tener a mano la contabilidad de los últimos tres años. También hay que tener:

La documentación contable que se genera cada mes, como los extractos bancarios, el cierre contable de la empresa, listado de asientos, libro de inventarios, etc.
Los documentos y facturas que amparen los gastos deducibles. Están exentos de presentación física, pero sí deben conservarse digitalmente por un periodo de cuatro años.
La documentación de la nómina que incluye el contrato y los certificados de trabajo, así como la documentación de las retenciones realizadas, ligadas a IRPF, Seguridad Social, etc.

Ya sean escrituras familiares, certificados de la Seguridad Social u otros, es importante estar preparado y tener la documentación lista para cuando Inspección de Hacienda venga a llamar a tu puerta.

2. Comprendiendo los derechos y obligaciones de la empresa

A medida que las empresas se expandan, los empleados enfrentan cada vez más derechos y responsabilidades. Es vital que cada empleado comprenda los límites y reglas establecidas por la empresa. La buena comunicación entre la administración y la empresa es esencial para un buen funcionamiento.

Para ayudar a cumplir con estas necesidades, una empresa establece:

Cláusulas de empleo: indican cuáles son los derechos y obligaciones de un empleado.
Plan de carrera: describe cómo una empresa garantiza el desarrollo profesional del empleado.
Políticas y procedimientos de la empresa: proveen una lista detallada de las regulaciones y políticas de la empresa.

Todas estas reglas formativas ayudan a todos los miembros de la empresa a entender las normas de comportamiento aceptables y saludables en el lugar de trabajo. Esto no solo protege los derechos de los empleados, sino que también garantiza que todos trabajen en un ambiente profesional y seguro. Establecer los derechos y obligaciones de la empresa ayudará a prevenir los conflictos futuros y a alcanzar el éxito.

3. Consideraciones previas a una inspección

Organizar con anticipación la inspección

Antes de realizar una inspección, es importante contar con un plan de trabajo bien organizado que incluya los elementos esenciales para un examen efectivo. Algunas de las consideraciones previas indispensables son:

Asegurarse de que todas las personas participan en el proceso están al tanto de los requisitos y el alcance de la inspección.
Preparar y compartir previamente con los participantes documentos relacionados con la tarea.
Garantizar un ambiente de trabajo seguro para los responsables de la inspección.

También es esencial definir los procesos y los requisitos técnicos relacionados con la inspección. Esto incluye fijar el tiempo para la inspección, elegir los métodos adecuados de medición y establecer los puntos de referencia que se utilizarán para evaluar los resultados. Si es necesario, también es apropiado contratar servicios especializados para asegurar una completa revisión minuciosa. Esto ayudará al equipo encargado a lograr los objetivos de la inspección de manera más eficiente.

4. Devolver la calma durante una inspección de Hacienda

Reconoce el problema
Cuando llega un inspector de Hacienda a un negocio, puede ser un momento de estrés para los dueños. Las inspecciones son complejas y pueden parecer intimidatorias. Lo primero que debes hacer para traer la calma es reconocer el problema y dar esperanzas a los demás.

Lee los informes revisados por el inspector, pide explicaciones en los aspectos no tan claros. Esto hará que todos se sientan más cómodos con la situación. Explícales con anticipación cómo se llevará a cabo el proceso en su totalidad.

Atención al detalle
Revisa los documentos relevantes una y otra vez para asegurarte de que todo se cumple. Si surge algún problema, asegúrate de reflejar el temor y la inquietud de los demás, no importa cómo trates de mantener la calma. Esto les hará saber que estás allí para apoyarlos, lo que reducirá la tensión en el área.

Cuando elaboras respuestas, se preciso, explicativo y cuidadoso. Incluso si el inspector presenta preguntas difíciles, respóndelas con sinceridad y honestidad. Esta sinceridad es lo que salvará al negocio. Prepárate para afrontar cualquier situación con una actitud profesional y pronto podrás recuperar la calma. Ante una inspección de Hacienda, los documentos deben estar a mano y los impuestos de los últimos años también. El proceso es largo, pero para evitar problemas mayores hay que estar preparado. Así, no hay que tener miedo a los inspectores de Hacienda. Con estas recomendaciones será posible pasar la inspección sin problemas y, reclamando las ayudas y bonificaciones del gobierno español, se podrá llegar a obtener grandes beneficios. ¡Vamos a actuar!